🎯 Contexte 
Une demande d’achat (dite aussi demande d’approvisionnement) est un document émis par un service de l’entreprise lorsqu’il y a besoin d’acquérir un produit ou un service. Ce document recense l’ensemble des renseignements nécessaires pour l’évaluation et ensuite l’acquisition du besoin.
Dans le contexte de gestion d’entrepôts et des magasins, c’est à la suite d’un calcul des besoins que le gestionnaire des stocks évalue et confirme la demande d’achat
Ce processus vient en amont du processus Achat qui aboutit à la mise à disposition dans les conditions optimales du ou des produits ou services correspondant au besoin exprimé dans la demande d’achat.
La demande d’achat peut avoir les différentes formes suivantes :
👉 Papier : il s’agit d’un formulaire à remplir et à transmettre au service des achats ou des stocks
👉 Numérique : fichier informatique au format Word ou Excel … à remplir et à transmettre par messagerie électronique
👉 Informatisée : formulaire intégré à une application spécialisée qui assure la sécurisation et l’optimisation du traitement
🎯 Contenu et structure de la demande d’achat
Dans les bonnes pratiques et pour un traitement efficient, la demande d’achat contient un ensemble de renseignements :
👉 en en-tête :
- Le numéro de la demande.
- L’objet de la demande (texte qui justifie et explique la nécessité la commande)
- La date d’émission de la demande
- La date de livraison sollicitée
- L’adresse de livraison (lieu ou adresse du magasin où les articles seront rangés)
- Le nom de l’émetteur de la demande
👉 en synthèse des postes
- les articles (code, désignation détaillée, quantité, unité…)
- un bref historique des consommations
- les services
- les sources d’approvisionnements possibles
🎯 Caractéristique d’une bonne demande d’achat
Afin de favoriser son traitement rapide auprès des services acheteurs ou fournisseurs, une bonne demande d’achat doit obéir au respect conjugué de certaines règles de bon sens. En effet, il est recommandé de faire un tri, puis un regroupement des articles suivant des critères liés à leur nature, aux sources d’approvisionnement, à la destination, à l’utilisation …
📢 Ainsi, on comprend que seule une application dédiée permet de fournir les informations nécessaires au traitement de la demande d’achat.
De plus, dans le cas des demandes d’achat informatisées, les renseignements sur les articles, les fournisseurs, les sources d’approvisionnements et les adresses de livraison… sont extraits des données de bases pour les achats (fiches articles, fiches fournisseurs, fiches info achat…)
🎯 Processus de demande d’achat 
Les demandes d’achat émises par les différents services de l’entreprise sont généralement soumises à un processus d’évaluation et de validation. Le gestionnaire des stocks puis différents autres responsables examinent successivement le document, vérifie qu’un certains nombre de règles sont effectivement appliquées. Il s’agit de voir si cette demande :
- Est conforme aux prescriptions et normes d’achat (optimisation des quantités de commande, approbation de la qualité des produits demandés, vérification des imputations des coûts…) ;
- Est conforme à la procédure d’achat (utilisation de la stratégie d’approvisionnement appropriée, désignation des postes suffisamment détaillée, fabricant, référence fabricant et lieu de livraison clairement mentionnés, délai de livraison raisonnable…)
- Obéit aux politiques éthiques, sociale et environnementale de l’entreprise (acheter utile, respect des exigences d’emballage et de transport de marchandises dangereuses, émission des permis et certificats…)
🎯 Principaux bénéfices d’une application dédiée
📢 La plupart des entreprises, quelque soit leur taille et même si elles sont équipées d’ERP ne disposent pas de solution adaptée au traitement des demandes d’achat. Ainsi du temps précieux est perdu en contrôle des informations ou en boucle pour compléments d’informations nécessaires.
📢 Informatiser ce processus, c’est libérer vos équipes de tâches chronophages et répétitives et gagner en efficacité
🎯 Principales fonctionnalités de l’application Agilium
👉 Le processus respecte les règles de votre métier et peut être équipé d’alertes
👉 le processus est personnalisable selon vos pratiques et adapté à votre organisation
👉 Il est possible de gérer précisément et de façon personnalisée les étapes de validation selon le montant de la demande d'achat, le type d'achat ou tout autre information souhaitée
👉 A tout moment, il est possible de consulter l'historique des demandes d'achat, leur avancement
👉 Les informations sont partagées
🎯 Vous souhaitez en savoir plus
👉 Je vous invite à participer à la présentation de l’application Agilium « Gestion des demandes d’achat » de mon partenaire ALMA ce jeudi 20 janvier à 11 h 45 animée par Stephanie Peray et Jérome Miny ou voir le replay
📢 Pour cela, utilisez le lien :
https://app.livestorm.co/alma/demo-application-web-pour-dematerialiser-vos-demandes-dachat-plateforme-low-code-agilium?type=detailed